گاهی یک فایل Excel روی کامپیوتر شما کاملاً مرتب است، اما وقتی آن را برای شخص دیگری میفرستید یا روی یک سیستم دیگر باز میکنید، ظاهر جدول، فونتها، فرمولها یا حتی چاپ فایل تغییر میکند. این مشکل معمولاً به دلیل فرمت ذخیرهسازی، فونت یا تنظیمات صفحه ایجاد میشود.
در ادامه چند روش ساده را بررسی میکنیم تا فایل Excel را طوری ذخیره کنید که احتمال بههمریختن آن کمتر شود.
فایل Excel را با فرمت مناسب ذخیره کنید
برای فایلهای معمولی Excel بهتر است از فرمت Excel Workbook (.xlsx) استفاده کنید.
برای انتخاب این فرمت، از منوی File گزینه Save As را بزنید و در قسمت Save as type، گزینه Excel Workbook (*.xlsx) را انتخاب کنید.
فرمتهای قدیمی مانند .xls ممکن است در بعضی فایلهای جدید باعث محدودیت یا تغییر برخی قابلیتها شوند.
اگر فایل فرمول دارد، آن را به CSV تبدیل نکنید
یکی از اشتباهات رایج، ذخیره کردن فایل Excel با فرمت CSV است.
فایل CSV برای نگهداری ساده اطلاعات جدولی مناسب است، اما قابلیتهایی مثل فرمول، رنگبندی، چند شیت و بسیاری از تنظیمات Excel را حفظ نمیکند.
بنابراین اگر میخواهید ظاهر و امکانات فایل باقی بماند، آن را با فرمت .xlsx ذخیره کنید.
فونتهای استفادهشده را بررسی کنید
اگر در فایل از یک فونت خاص استفاده کرده باشید و آن فونت روی کامپیوتر مقصد وجود نداشته باشد، ممکن است ظاهر نوشتهها تغییر کند.
برای فایلهای کاری و اداری بهتر است تا حد امکان از فونتهای رایج استفاده کنید. اگر فایل برای چاپ یا ارائه نهایی آماده شده است، قبل از ارسال آن را روی یک سیستم دیگر نیز بررسی کنید.
اگر مشکل در چاپ است، تنظیمات صفحه را بررسی کنید
گاهی فایل روی صفحه کاملاً درست دیده میشود اما هنگام چاپ، ستونها به صفحه بعد میروند یا جدول نصفه چاپ میشود.
در Excel از بخش Page Layout میتوانید مواردی مانند اندازه کاغذ، جهت صفحه و حاشیهها را تنظیم کنید.
همچنین در بخش Scale to Fit میتوانید کاری کنید که جدول در عرض صفحه قرار بگیرد.
قبل از چاپ، حتماً از Print Preview استفاده کنید تا نتیجه نهایی را ببینید.
فایل را قبل از ارسال یک بار بررسی کنید
بعد از ذخیره فایل، آن را ببندید و دوباره باز کنید. اگر امکانش را دارید، فایل را روی یک کامپیوتر دیگر نیز بررسی کنید.
بهخصوص این موارد را کنترل کنید:
-
فرمولها درست محاسبه میشوند؟
-
ستونها و ردیفها جابهجا نشدهاند؟
-
فونتها تغییر نکردهاند؟
-
تصاویر و نمودارها درست نمایش داده میشوند؟
-
فایل در حالت چاپ بههم نمیریزد؟
این بررسی چند دقیقه بیشتر زمان نمیبرد اما میتواند از ارسال یک فایل ناقص جلوگیری کند.
اگر فقط میخواهید اطلاعات را بدون تغییر ظاهر ارسال کنید
اگر شخص مقابل فقط باید فایل را مشاهده یا چاپ کند و نیازی به ویرایش آن ندارد، PDF گزینه مناسبی است.
در این حالت ظاهر صفحه، جدولها و چیدمان فایل معمولاً بهتر حفظ میشود و احتمال تغییر آن در سیستم مقصد کمتر است.
البته اگر گیرنده باید فرمولها یا سلولهای Excel را ویرایش کند، بهتر است فایل اصلی XLSX را ارسال کنید.
جمعبندی
برای اینکه فایل Excel هنگام باز شدن روی سیستم دیگر بههم نریزد، در بیشتر مواقع ذخیره کردن آن با فرمت XLSX بهترین انتخاب است. همچنین بهتر است از فونتهای رایج استفاده کنید و اگر فایل برای چاپ است، تنظیمات صفحه و پیشنمایش چاپ را بررسی کنید.
اگر فقط قصد دارید فایل را برای مشاهده یا چاپ ارسال کنید، تبدیل آن به PDF میتواند انتخاب مناسبتری باشد.
ثبت دیدگاه جدید